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公司电话使用管理制度
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 办公室里的电话属于公共资源,很多时候公司职员会无限制的使用,这给公司带来了严重的话费负担。办公室最好能够对本公司电话的使用做一个规章制度:

公司电话使用管理制度(一)

  第一条 本公司的电话,主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用,不提倡员工在公司内打私人电话。

  第二条 员工不经同意即私挂国内长途电话,或以公事为由骗挂国内人长途电话的,每次罚款50元;私挂香港或澳门的,每次罚款100元;私挂国外长途电话的,每次罚款500元。屡教不改的,视情节给予扣发奖金,直至辞退处理。

  第三条 公司可为高层领导住宅装电话并报电话费。部门正职负责人,经申请可报销电话费。其他员工公司不予考虑电话问题。

  第四条 员工打电话,用语应尽量简洁、明确,以减少通话时间。

  第五条 总机接外线电话至分机时,一般电话铃声响五次无人接听,即挂听,即挂线。

  第六条 总台文员接听外线电话的标准用语为:“您好,××公司”当方告知分机电话时,说:“请稍等!”如分机占线,说“电话占线,请稍后再打!”接听内线电话的用语为:“您好,总台!”其他内容视情回答,总的要求是规范、简洁、礼貌。

  第七条 公司不允许员工在公司挂私人长途电话。有外线电话的贸易部门不得到总台挂长途电话。行政、管理部门因工作需要挂长途电话的,需亲自填写长途电话申请单,注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等,并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。负责人不在的,应由主管领导签字同意,部门负责人及主管领导均不在,又确因业务需要挂长途电话的,通过总办同意可先行挂拨,但事后通话一定要三日内补办审批手续,逾期不补办者视为挂私人电话,电话费由其本人双倍负责。

  第八条 值班人员不按上述第三条的规定,手续不全即帮他人挂长途电话的,除电话费由其负责外,每发现一次罚款50元。屡教不改的,视情节给予扣发奖金直至辞退处理。

公司电话使用管理制度(二)

长途电话使用管理

  第一条 为使电话的使用能发挥最大效力,并节省成本,特拟本办法。

  第二条 电话的管理由管理部总筹负责。使用则由各单位主管负责督导与控制。

  第三条 电话使用须知:

  (一)辖区内的洽公。

  (二)时间以三分钟为限,自我控制。

  (三)注意礼节,长话短说,简洁扼要,以免耗时又占线。

  (四)使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录。

 第四条 长途电话使用须知:

  (一)各办公场所应备置长途电话记录表,并记录使用人、受话人、起讫时间、联络事项及交涉结果。本表每月转管理部呈总经理核阅。

  (二)长途电话限所长以上人员挂拨。

  (三)一般人员需挂用长途电话时需先经所长以上人员批准(无所长者由该单位主管核准)。

  (四)禁止挂用私人长途电话。

  (五)违反长途电话使用电话需知,或控制表未记载,或记载不实者,一律作记过处分。

公司电话使用管理制度(三)

 电话总机(话务员)管理办法


  1) 总机话务员应接转迅速、准确,用语简炼、清晰、耐心,应使用“您好”、“请”、“对不起”等礼貌用语。

  2) 总机接听外线电话的基准用语为“您好,××公司”,当对方告知分机电话号码时,说“请销等”;如分机占线,说“对不起,电话占线,请销后再打”。

  3) 总机接外线电话至分机时,一般电话铃声响五次没人接听即挂线。

  4) 话务员上班时间不得与人在电话在闲聊,不得偷听或泄漏公务机密。

  5) 不得在总机拨挂电话,非相关人员不得在总机上操作。

  6) 凡工作时间内外来私人电话除重大急事外,总机应婉拒接线。

  2.2. 挂接电话

  2.2.1. 电话使用

  1) 时间控制在5分钟内,最多不得超过10分钟,长话短说。

  2) 使用前应对洽谈内容稍加构思记录。

  3) 各部门人员遇电话铃响时,应马上拿起话筒,不等对方讲话,得先说出公司、部门名称。

  4) 凡外来电话,接话人外出时,应由总机或部门人员礼询对方事由,留言转告。

  2.2.2. 长途电话使用

  1) 公司尽可能使用如IP电话等节省成本的方式拨打长途电话。

 2) 从业人员因公务需要使用长途电话时,须先填写《使用长途电话申请单》,经单位主管核准后送交总机拨号。

  3) 单位主管因公务需要使用长途电话,也须填写《申请单》后送交总机拨号。总台人员在每次拨打长话前应登录《长途电话使用登记表》备查。

  4) 每月初管理部应将上月《长途电话使用登记表》与电信局的《长途电话清单》进行核对,核算出各部门的长话费用,需要时算到个人。

  2.3. 未设总机

  1) 公司人员少,未设置总机职位的,所有电话拨挂均由公司人员自己操作。

  2) 电话使用参照本办法2.2.1。

  3) 长途电话使用

  1、每月底公司人员依业务计划向管理部申请下月使用电话费用(管理部视公司情况选择开通IP拨号方式或购买IP卡或其他节省方式)。

  2、每次拨打长话前应登录《长途电话使用登记表》。注意长话短说,非重大紧急情况,严禁用公司电话处理私人事务。

  3、每月底管理部对上月每人拨打电话前填写的申请单与电信局的话费申请单进行查核,核算每人拨打的金额,对于私务的话费,应从其工资中扣除,情节严重者依奖惩处罚相关条例处理。

  长途电话使用登记表

  部门:________月份:________

  日期 使用人 电话号码 通话事由 通话时间 确认 批准说明书、不得使用长途电话处理私人业务;2、使用长途电话,事前应做好通话内容。


 

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