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会议餐饮服务策划步骤
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会议餐饮服务策划步骤

    好的餐饮安排是会议的一大亮点。
    细则:将下列的核对清单交给我们能帮助活动圆满顺利:
    1.预计多少人?
    2.选择什么颜色的桌巾与餐巾(选择一种或多种颜色)?
    3.主桌和其他桌要如何摆饰?
    4.多少人坐在主桌?主桌需要放在舞台上吗?
    5.主桌是否需要讲台和麦克风?
    6.讲台位置在哪里?需要哪种麦克风?
    7.主桌是否也要供餐,还是哪些名流在餐后才来?
    8.如果采用自助餐,主桌人也自行取用,还是请服务人员先给他们盘子?
    9.是否需要预留其他位子给贵宾(如果需要,在邀请函中就要告诉他们桌号或者派人在门口迎接)?
    10.是否要收取餐券?事先告诉宴会经理并提供"餐券样本"。
    11.如果来的人没有餐券应如何处理?
    12.是否在主桌的人也要求给餐券?
    13.是否在宴会厅外面放置报到桌或接待桌?在主桌旁是否要放置奖品桌?
    14.晚宴的菜单、节目表是否放在桌上或是在入口处分发?
    15.是否另外需要一个房间让贵宾们在晚餐前休息?
    16.有人节食、素食等特别安排,如果有最好事先告知。
    17.是否要挂banner?
    18.是否需要衣帽间?
    19.受奖人坐在主桌还是台下,如果是后者,是否要替他们预留位子?他们如何上台?
    20.当受奖人上台时是否需要投射灯,灯光打在演讲者或司仪?
    21.是否要演奏国歌?如果需要,可能要国旗。
    22.是否要安置视听设备?
    23.是否需要背景音乐或跳舞音乐?是否演奏者坐在舞台上?
    24.是否有表演节目,舞台大小是否足够,如果有表演,舞台尺寸和高度多少?
    25.舞台四周是否要裙边?上面要不要地毯?历是否需要预演?何时?
    27.什么时候开门让客人进来?
    28.每一程序的时间安排、前奏音乐或表演、用餐时间、正式节目和演讲、跳舞等。
    29.洗手间在哪里,如果门口仍有人看守时,如何让上洗手间的人回来?
    主题节目:主题节目可以很简单只有一个乐队表演,或尽心安排特别节目。如果预算允许,就可以特别设计,有时常以会议当地特色作主题,饭店或会议中心宴会人员可能留存一些当地主题的东西,如果你需要可借用。
    与宴会经理讨论"主题",他们有各种不同主题的活动,可建议你以前做得很成功的案例,同样地创新概念,如果你对布置或娱乐节目没有概念,宴会人员可以一起包办。如果由自己负责,通知宴会人员所有安排都是外包,如节目、背景、特殊家具、灯光、视听设备,并告诉他们什么时候会来布置、舞台放在哪里、什么时候拆除。
    主题活动的位置图(1ayout)特别重要,避免拥挤在入口,餐饮部分也要画一份平面图,显示每个位置需要多少空间。以主题来设计通知、邀请函和指示牌   最先要考虑的是会议中心厨房的位置,供菜的路线如何?在大型活动时厨房与宴会地点距离很远可能是一个重大的错误。讨论基本服务需求如咖啡点心怎么安排,大型会议在短时间要提供上千人食物,详细与会议中心代表和合约商讨论,或许你可以考虑由饭店承办外烩。
    也要了解会议中心是否可供酒,有时只允许在某一时间内使用。有些会议中心主办单位还要申请临时许可证提供啤酒和酒类。
    会场以外地方的餐饮:有时会议筹办人会选择会议中心或饭店以外的地方举办活动--如博物馆或市政厅。这些地方可能有他们专门的餐饮服务,如果没有,询问以前曾经办过的餐饮服务,再从他们那里获取资讯,慎选适合的餐饮服务相当重要,因为那些地方原本不用来作餐会的场地,大部分的场地没有厨房与设备,如何保持食物的温度,而且桌椅、桌巾所有东西都要运过来。在这种地方举行活动不仅费时、复杂,价格也可能较高。举办会场以外地方的活动要考虑以下需求:
    1.安排交通运输(如果需要)、租车费用、活动结束后在哪里上车?
    2.要带什么东西?他们是否有桌、椅、讲台、桌巾、餐具、衣架、冰箱、饮水器?电插头是否足够?
    3.洗手间是否足够?位置在哪里?
    4.是否有冷暖空调设备?
    5.如果在户外,天气恶劣时有什么备用方案?
    6.是否允许供应酒?
    7.是否有足够的准备食物区?
    8.是否要额外支付清洁费用?
    9.通常要支付餐饮承包商和场地订金,要彼此签约,将条款内容详细阅读,最好选择一家有经验的饭店承办外烩,他们拥有全套设备与训练有素的服务人员,如此餐饮的质量才能无虑。
    成本控制:餐饮成本除了食物外还包括采购、会场座位布置、服务、清洁和灯光、视听设备等,所以议价空间很小。要求提供几种不同菜单,再讨论菜单内容。如果在同时间还有其他活动,使用相同菜单是否较便宜,在茶点时间(coffeebreak)使用纸杯是否比使用瓷器便宜?
    重要的是内部控制,如果报名费中包括餐饮,最好使用餐券,因为有些人并不一定参加所有活动,以餐券比较准确。如果你能确认出席人数,将会减少浪费,这是一个惯例,如果人数在某一定数目之下仍要以基本数计算,预算通常在餐饮决定前编列,询问宴会经理这样会比编列预算增加多少百分比。
    很多没有经验的人做预算时忘了包含税金和小费,如果你是请大会重要人士来负责选择菜单,最好价格已包括税金和小费。
    保证数量:宴会经理通常要求你在活动前48小时给予保证数量,虽然有时活动在星期一或星期二,但是要求你在周末前确定保证数量,如果需要较多时间决定名单或在现场售票,可能同意在48小时前提出保证数量,而在24小时前给最后确定数量,但是绝对不能少于24小时。惯例来说有个伸缩性,比例约3%-5%,基本上来说通常会多准备5%的分量,例如保证200人会准备210份,不要忘记加上主桌及工作人员。

 

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