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招商会议的筹备
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招商会议的筹备

 
     招商会议一般多在国(境)外举办,旨在通过招商会议的形式,吸引世界跨国公司、大财团到国内投资。因而在国(境)外举办的招商会议,具有时间长、空间跨度大、语言差别大等特点。一个成功的招商会议,与招商会组织者在会议筹备阶段、召开阶段和会后跟进阶段大量细致、繁杂、辛勤的工作是息息相关的,其中首要的步骤就是会议的筹备阶段。
     一、预先筹划,制定方案
     招商会议筹划方案作为会议组织的纲要,主要围绕如下三个环节进行。
     1.确定会议目的、名称、规模
     招商会议由于有其独特的个性,因而不论以何种方式进行,其目的就是为了招商引资。围绕这个目的,招商组织根据掌握的各种信息,跨国公司、大财团的投资动态,以及世界经济发展的趋势,各国对外资本输出的流量等,来分析和选择举办招商会的所在国家,再根据邀请客商的人数多少等因素确定招商会的形式及规模。
     2.确定会议时间、会场,邀请客商
     招商会议时间的确定,除需考虑到会前准备时间外,还要与会场的准备,我方人员出入境手续的办理,国(境)外宾客的邀请,当地协作机构和新闻机构的联系等情况作通盘考虑。
     与会议时间相关的会期安排,要根据紧凑、连续的原则进行,并制订详细的计划安排表,既要严格控制会议时间,力求高效,又必须使招商会议时间安排合理,让组织者有充足时间介绍情况,参会客商有充裕时间提问、洽谈和进行投资探讨,达到预期目的。
     招商会议地点(即会场)的选择,应依据会议的目的、规模及国(境)外合作机构的协助来确定。会场座位通常以略多于到会人数为好。如果会场太小,人员拥挤,影响会场秩序;会场过大,则显得稀稀拉拉,冲淡会议气氛,两者都会影响会议效果。
     同时,在确定会议时间、会期及会议地点时,还要综合考虑人的心理素质、人体生理活动、周围环境影响这三种因素。一般来说,会期安排在上午8~11时,下午2:30~5时,会场地点选择在金融、工商界活动较为集中、交通便利、停车方便的地域为宜。
     与会对象,需围绕本次招商会的目的来确定。除我方各有关领导和招商人员外,邀请的客商应包括当地政府要员,工商界知名人士,有关财团、公司或各商界组织负责人及其代表,新闻界人士,协办组织有关人员等,并邀请我国驻外使、领馆人员参会。
     3.编制会议费用预算
     通过编制会议费用预算,对于所需的总费用有一个大致的估算,并可有计划地分配会议的各项费用,防止超支和浪费。招商会议的费用通常包括场地租金、设计费用、工作人员费用、联络及交际费用、差旅费、住宿费、宣传费用、器材租金、运输和保险费用等,要根据会议所要达到的效果来考虑这些费用的标准。
     筹划方案形成并取得主管领导批准后,下一步工作是尽快形成强有力的招商会务班子,以便形成具体细致的工作方案,分工协作予以实施。     二、会务工作组的组建、分工和训练
     会务工作小组的职责,主要是为会议提供会员服务,负责策划、制订和落实方案,起到上传下达的枢纽作用。包括确定开会时间、地点、中心内容、人员,联络国(境)外合作单位,邀请客商和与会宾客及相关机构,组织和编制会务资料、招商项目资料,宣传签约项目,组织安排我方人员的出入境、行程、食宿、会场布置、会议主持、来宾主持、新闻发布等多项工作。
     会务工作小组的组建,应由主管、带队领导负责统筹安排,并以有相关经验的人员负责常务工作,配置大会现场译员,通过详细分工,明确职责范围和工作标准,保证各成员富有成效地开展工作。

 

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