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XX优化资产采购系统商业计划书
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XX优化资产采购系统商业计划书

一、 项目名称: 

优化资产采购系统

二、 项目目的

资产采购从金额上来讲,是行政后勤部第二大费用支出项目,需要加强管理;从客户满意度上来讲,采购业务的客户满意度一直处于较低的水平,有较大的改进空间。本项目主要通过优化采购周期、降低采购成本、提升采购质量三方面提升采购业务的水平,提高客户满意度。 

三、 项目目标(交付物):
1. 项目总结报告(附数据、项目各项指标评测)
2. 经项目组审核过的采购周期子项目报告
3. 经项目组审核过的价格折扣子项目报告
4. 标准化的资产采购流程
5. 标准化的供应商管理体系(含选择及评估流程)
四、 项目范围(POS)
   为了降低公司运营成本,提升资产采购业务的运作水平,自2001年9月17日~2002年5月31日,在联想集团有限公司京区平台实施优化资产采购系统项目项目将需工时1816工时,资金投入共计283000元(与节电项目一起,详细数据见第八条资源需求),项目预期使资产采购周期平均缩短26%、采购折扣率在现有基础上再提升3%的比例,采购合格率提升2个百分点。具体项目指标如下:

采购种类 项目指标 实施前 实施后
外部采购 采购周期 平均 (平均)    (最长)
通用类 12.5天 7天          9天
通用类(家具) 47.5 42天         44天
通用类(签合同) 16天 10天         12天 
通用类(签合同)(家具) 51天 45天         47天
通用类(采购组)           20天
15天         18天

通用类(采购组)(家具) 55天 50天         53天
通用类(招投标)         35天 28天         32天
通用类(招投标)(家具) 70天 63天         67天
专用类(审批建帐周期) 4.5天 2.5天
内部采购
采购周期
办公用机 9天 5天          7天
C类内部领用(有现货) 11天 5天          9天
C类内部领用(订单生产)-----服务器 41天
35天         39天
C类内部领用(订单生产)----- 其他 27天 20天         29天
外部采购 通用类资产(详见附件四) 折扣率现状 折扣率目标
家电类 10. 8% 13%
照/摄相器材类 25.2% 29%
计算机外设类 7.5% 11%
办公设备类 32% 35%
专用类资产(详见附件五) 折扣率现状 折扣率目标
网络设备 17% 18%
软件 54% 60%
外设 18% 20%
电力设备 14% 20%
生产设备 18% 20%
仪器仪表 17% 20%
通讯视频 8% 15%
    


五、 项目组成员及其职责

 

   

职责

倡导者(发起人)

李淑明

1项目预算及全体人员的管理;

2、批准任命leader项目的时间、成本、工作范围;

3、指导、培训项目leader

项目管理者

北京厂制造技术发展处

 

Team Leader

彭代莲

江建兵

1、 项目的最终结果负责;

2、 负责对项目组成员所需6sigma知识和工具进行培训和指导;

3、 牵头制定项目计划并推动项目按计划实施;

4、 负责项目组成员在项目工作中的绩效考核。

核心成员

熊久红

赵萱

协调资源,将6SIGMA的推进与处内其他业务及项目融合起来;将项目组成员表现列入绩效考核。

刘靖

赵卉

负责子项目“提升采购价格折扣及一次到货合格率”。负责价格折扣指标的建立及数据收集;供应商考评体系的确立、渠道梳理;组织与供应商的谈判和签约;可打包采购资产的梳理及数据提供;拟定招投标文件并组织招标;客户需求分析;找标杆;对价格折扣率、采购合格率指标负责。赵卉负责专用类资产采购流程的优化。

杜青

负责子项目“缩短采购周期”。采购周期各项指标建立及数据收集;客户需求分析;优化通用类资产采购流程;建立采购流程中各岗位的作业标准;对采购周期指标负责。

赵雪峰

负责收货环节的控制及数据收集,一次到货合格率及返修率数据的提供。

李秀芳

                        负责审核内外部采购原始数据,优化建帐环节及信息化系统。

其他项目组成员

刘凤姣

负责报销环节的优化及数据收集。

杨振营    赵英刚

潭丽华    陈霆

蒋克平    李秀云

冯凤英    张聪杰

陈晓真    郭欣

按规范填写原始数据收集表单,辅助自己的直接主管完成项目职责。



六、 项目推进计划
WBS DICTIONARY(见附件二)
项目甘特图(见附件六)
标注里程碑

资产采购项目里程碑
制表日期: 2001/9/11               制表人: 江建兵           负责人:杜青、刘靖、赵卉

里程碑

交付物

完成日期

责任人

最终成果100%

1. 项目总结报告(附数据、项目各项指标评测)

2. 项目组审核过的采购周期子项目报告

3. 项目组审核过的价格折扣子项目报告

4. 标准化的资产采购流程

5. 标准化的供应商管理体系(含选择及评估流程)

1. 渠道现状分析报告

2002/05/01

2002/05/01

2002/05/01

2002/05/01

2002/05/25

2002/05/25

 

江建兵

杜青

刘靖

杜青/赵卉

刘靖

赵卉/刘靖

中期目标75%

1.采购周期新数据采集及分析报告

2.修订后的资产采购流程,通过审批

3.采购技能培训教材,实施培训

4.采购周期指标分析报告(应达到平均周期再次缩短:通用类2天、专用类1天、内部领用1.5天)

5.采购价格折扣、采购合格率指标的跟踪报表

6.价格折扣等指标的分析报告(指标包括价格折扣、采购合格率,此时价格折扣应已达到项目预期即提升了3个百分点)

7.供应商季度评估报告

 

2002/03/01

2002/03/01

2002/03/01

2002/03/01

 

2002/03/01

2002/03/01

 

 

2002/03/01

 

杜青

杜青

杜青

杜青

 

刘靖/赵卉

刘靖/赵卉

 

 

赵卉/刘靖

中期目标50%

1.对确立为谈判对象的供应商的考察报告

2.与供应商签署的合作协议

3.大金额采购招标的标书样本及招标报告

4.建立优化后采购周期的新的数据采集体系

5.对于新采购流程的宣贯培训教材,培训实施

6.审批完的新流程,投入实施

 

2002/01/01

2002/01/01

2002/01/01

2001/12/01

2001/12/01

2001/12/01

赵卉/刘靖

赵卉/刘靖

赵卉/刘靖

杜青

杜青

杜青

中期目标25%

1.采购周期数据采集体系(指标定义、数据收集表单、收集制度、测算方法等)

2.采购流程优化的需求调研报告

3.梳理完的流程(以对流程进行了优化,并向上报批)

4.新流程下采购周期的分析报告(应达目标周期平均缩短:通用类3天、专用类1天、内部领用2.5天)

5.价格折扣率、采购合格率指标的收集体系(指标定义、数据收集表单、收集制度、测算方法等)

6.通用类价格折扣现状及改进目标报告

7.专用类价格折扣现状及改进目标报告

8.通过报批的《供应商管理规范》

9.供应商原始数据分析报告(通过分析数据,确立下一阶段的谈判对象及谈判计划)

10.  客户需求报告

 

2001/10/30

 

2001/10/30

2001/10/30

2001/10/30

 

2001/09/30

 

2001/09/30

2001/09/30

2001/10/30

2001/10/30

 

2001/10/30

杜青

 

杜青

杜青/赵卉

杜青

 

赵卉/刘靖

 

刘靖

赵卉

刘靖

赵卉/刘靖

 

赵卉/刘靖


七、 项目标志
   第四项项目描述中的各项指标均达成,并给出第三项项目交付物中的5项交付物即标志着项目的成功。
八、 项目资源需求及收益预测
资源需求:项目从2001年9月17日开始至2002年5月31日结束,预计投入工时1816工时、
 资金投入:
 与节电项目一起共需资金:共计283000元
 外部培训(咨询公司)20万元;
 内部培训(二次培训及采购技能培训):3万元;
    差旅费(2人6次):48000元
活动费(项目中期及终期,顺利完成项目计划和目标时使用):5000元
收益预测:
直接收益:价格折扣的提高节约了采购成本 -----2000万*3%=60万
          从2001年5月份以后每年可节约-----22000万*3%=660万
间接收益:采购周期平均缩短了26%,审批环节的签字人次减少,可大大节约         采购的人工成本;采购合格率的提高也会有效降低人工成本;以上指标的改善会大大提高采购业务的客户满意度。
对部门持续改善的贡献:
1. 形成了标准化的资产采购流程及供应商管理体系
2. 摸索了6sigma项目管理的方法,积累一定的经验,可供其他业务处参考;
3. 培养了一些具有6sigma理念、善用6sigma工具解决问题的团队,为后续推动6sigma的应用起到促进作用;

九、 项目的柔性:

时间(最小)    资源 (中)    范围(最大)

十、 项目风险管理计划


资产采购项目风险表
表1
风险号 严重度 发生的频度 可探测程度 总体威胁
1流程审批时间长 H H H H
2原始数据不准确 H H M H
3 核心成员流失 H M L H
4相关部门协调失败 H M H M
5成员渎职 M M H M

表2
风险号 预防行动 应急行动 起动信号 起动人员
1 领导层在流程讨论的关键阶段介入 沟通,启动临时性操作办法 流程签批在计划时间内无结果 刘靖/杜青
2 加强数据采集过程的监控抽查力度 核对原始数据 抽查时发现5%数据不符 刘靖/赵卉/杜青
3 加强沟通、明确项目意义及对自身影响,准备后备人员 后备人员接手 核心成员流失 熊久红
4 获得上层领导支持 上层协调 项目组协调失败 江建兵
5 培训和教育,建立监督检查机制,准备后备人员 沟通,后备人员接手 未按计划完成阶段目标 江建兵


十一、 团队公约
1、 计划阶段
1.1 沟通形式:会议、邮件
1.2 参加人员:核心成员---熊久红、赵萱、杜青、刘靖、赵卉、李秀芳、赵雪峰
1.3 完成时间:2001年9月17日
1.4 成果:经批准的总项目计划书、各自职责的甘特图。

2、 实施跟踪阶段
2.1 在计划完成时间内对进展进行交流,遇困难或新问题时随时沟通;
2.2 由各任务的责任人按时完成实施各阶段的回顾及分析报表,提交江建兵;
2.3 由江建兵汇总阶段成果,提交倡导者。

3、 对项目计划和目标的调整:
调整流程:如因特殊原因需对计划或目标进行调整,核心成员以数据为基础提出理由和建议,经项目组讨论,评估影响,达成一致后交项目管理者和倡导者批准,只有经项目管理者和倡导者批准后的变更方可生效。

4、 项目文件管理
4.1 需要存档的文件:凡是与项目相关的具有保存或参考价值的文件,如不同版本的项目计划书、项目原始数据记录表格、流程文件、管理规定文件、调查报告、分析文件;项目成员参加会议考勤记录、项目会议纪要等。
4.2 文件存档的方式:电子、纸质

5、 沟通机制
5.1 会议:
核心成员每周五上午9:30—10:30召开一次例会,进行项目进展回顾,并商讨解决存在的问题;必要时组织临时会议;
向倡导者汇报:两周一次,遇重要问题的决策时,组织临时会议;
 会议的通知、会议室及仪器等的预订和准备、会议纪要等由核心成员轮流负责;
因故不能参会者,需征得项目LEADER的同意;
会议纪要在会后一个工作日内发相关人员。
5.2电话/邮件:随时将本人所负责的工作进展通报项目组全体核心成员。

6、 项目组成员的绩效考核
6.1 比重:根据参与程度的不同,占个人绩效考核的一定比例(该比例应不低于个人季度工作计划中6sigma项目工作所占的比重);
6.2 依据:个人计划是否按时按标准完成;是否对项目各项资料和成果进行认真整理归档;会议、活动是否按时参加,是否积极发表意见;遇问题时是否及时交流;是否学会使用6sigma工具及PROJECT软件。
6.3 方式:以参与评价的方式体现在季度绩效考核表中。

7、 团队成员承诺:
7.1 使用6sigma语言、团队协作、知识与经验共享。
7.2 严格按计划推进,出现突发事件及时沟通汇报,收集准确数据。

8、 争议解决:在项目执行过程中,如果出现争议首先由TEAM LEADER与项目组核心成员进行协调评判,不能解决争端则上交项目管理者及倡导人处理。

十二、 项目计划确认和批准
项目成员对本项目计划的签字确认:



SPONSOR批准本项目计划:

附件:
附件一:技术术语定义及收集制度     
附件二:资产采购项目WBS表             
附件三:采购周期现状过程图(家具和通用类资产采购过程图、内部领用过程图(研发成品类)、专用类资产采购过程图)   
附件四:通用类价格折扣现状及目标数据 
附件五:专用类价格折扣现状及目标数据 
附件六:资产采购各子项目甘特图     

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