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会议通知
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会议通知


会议通知的概述

会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。是我国党政军各级机关乃至企事业单位、群众团体经常使用的公文文种,是应用写作中常见的一种文体。


会议通知的种类

一种是以布告形式贴出,把事情通知有关人员,如学生、观众等,通常不用称呼;

另一种是以书信的形式,发给有关人员,会议通知写作形式同普通书信,只要写明通知的具体内容即可。

1、会议通知按形式分,有口头通知和书面通知;

2、按通知的行为方式分,有面对面通知、电话通知、电脑通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。
   
书面通知按传递方式分,有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知;按作用又可分为预告通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。
   
书面通知 :以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。会议书面通知除具有正规庄重的特点外,也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用。发会议通知要尽量早些,以便使与会人员接到通知后,有充足的时间准备和赶到会场,也便于会务人员安排回程的车、船、机票。有的会议对发通知有规定的时间,如人大常委会议的通知要在报到前1周至2周发出。当然,一般的会议没有必要过早发通知,以免情况发生变化而变更会期。做好发通知这项工作,需要在平时打好基础,不能忽视一些细小、琐碎的事情。例如领导人、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址等难免发生变化,要注意及时修正。机关单位内部所发的书面通知,要求当事人签名,当事人不在,请别人代转通知,也要求代转通知人签名,事后通知人要追踪落实。
   
电报通知: 写电报时要求在明了的基础上做到简洁,但不该压缩的文字不能压缩,容易产生歧义的词句不能压缩,各项内容都要写得明确具体,不能让对方猜测。在不能确认被通知单位或个人是否参会时,应要求对方接到通知后回电。
   
传真和电脑通知:务必弄清对方是否收到、收全通知,收到的通知是否清晰。如果只是个别地方不清晰,可以通过电话方式告诉对方。如果整页模糊不清,就要重新发送一次。如果仍然模糊不清,就要考虑采取电话方式了,让对方做好电话通知的记录。
    
墙报通知 :墙报通知要求写清何事、何时、何地、何人这几个要素。如果参会对象无法预计(比如一些自由参会的演讲会、报告会),要安排大一点的会场才行,以免到会人数太多,会场容纳不下,造成不好的效果。


会议通知的结构写法

会议通知一般包括标题、称呼、正文、落款。

1、会议通知标题:写在第一行正中。可只写“XX会议通知”二字,如果事情重要或紧急,也可写“重要会议通知 ”或“紧急会议通知”,以引起注意。

2、会议通知的称呼:写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时,因通知事项简短 ,内容单一,书写时略去称呼,直起正文。)

3、会议通知的正文:另起一行,空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点 、参加会议的对象以及开什么会,还要写清要求。布置工作的通知,要写清所通知事件的目 的、意义以及具体要求和作法。

会议通知的正文部分,应当包括“通知缘由”、“通知事项”和“执行要求”三项。1).通知缘由。2).通知事项“通知事项”具体说明了出席会议人员和会议时间、地点以及其它有关事项。3).执行要求“执行要求”是穿插在“通知事项”之中说的。即每个单位参会人员的对象、人数、报名时限、报到时限、带车数量限制等。
 

4、会议通知的落款:分两行写在正文右下方,一行署名,一行写日期。
 
写会议通知一般采用条款式行文,可以简明扼要,使被通知者能一目了然,便于遵照执行。

 

关于会议通知抄送范围的说明

这里需要提请注意的是,根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条(十三)款规定,“抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。”亦即除了“主送”之外的,悉数属于“抄送”范围,概莫能外;因此,根本没有“抄报”(对领导)、“抄发”(对部属)这一说。因此,千万不能因为制文机关省委办公厅、省政府办公厅是隶属于省委、省政府的综合部门,就将“抄送”省委常委、副省长等领导同志改写为“抄报”。

 

撰写会议通知的注意事项

1、会议通知要求言简意赅、措辞得当、时间及时。

2、会议通知应包括会议内容、参会人员、会议时间及地点等。如果事情主要,还可以加上"某某某务必准时参加"。

    综上所述,在起草一份比较复杂的会议通知时,应该注意考虑那些虽属“细微末节”但必不可少的因素,万万不可粗心大意。这就是说,会议通知的制作,不仅仅有个文字制作问题,更其重要的是要结合实际,充分运用秘书工作的经验积累,使文字严谨,操作有序,尽量“滴水不漏”。 

 

          
会议通知范文一

关于召开县(市)、区教育工会主席会议的通知
 
各县(市)、区教育工会,大榭开发区、东钱湖旅游度假区教育工会:
    经研究,定于6月22日召开县(市)、区教育工会主席会议。现将有关事项通知如下:
    一、会议内客:总结上半年工作经验,交流下半年工作思路,部署下阶段工作。
    二、参加人员:各县(市)、区教育工会主席或常务副主席一名。
    三、会议时间:6月22日上午9:00开始到下午5:00结束,会期一天。
    四、会议地点:宁波市新兴大酒店5楼3号会议室(中山西路西门口)。
    请安排好工作,准时与会。
    联系人:×××  电话:××××    电子邮箱:××××
 
 
 
                                              XXX市教育工会
                                              20   年6月10日

 

会议通知范文二

××××集团公司关于召开物资工作会议的通知

各直属公司、总厂、厂、院:

        为了贯彻中央经济工作会议精神,集团公司定于3月中旬召开20XX年度物资工作会议。现将有关事项通知如下:

         一、会议时间:20XX年3月19日至21日,会期3天,3月18日报到。

         二、会议地点:北京××宾馆(北京××区××路×号)。

    三、会议内容:

          1.贯彻中央经济工作会议、总公司第××次经理(厂长)会议以及固定资产投资工作会议精神。

          2.总结20XX年物资供应工作经验,进行经验交流和表彰奖励。

          3.部署20XX年物资供应工作。

        四、参加会议的人员和名额见附表。参加会议的人员名单回执请于3月8日前报到××公司经理部。

        五、3月18日报到当天,首都机场全天接站。火车站凭电报、传真或电话接站。会议代表请于3月15日前将到达日期及所乘车次、航班告××公司经理部。

        六、请各单位按会议内容做好以下准备:

         1.本单位贯彻落实总公司实行统一组织订货的做法、经验、体会;

         2.对进一步深化物资流通体制改革的意见和建议;

         3.本单位20XX年物资需求计划。

        七、联系人:

        联系电话:

        传    真:
(××××集团公司印章)

                                                                                                                        二○XX年二月十日


会议通知范文三

国务院关于召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会的通知

  国发[XXXX]28号

  各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:为进一步调动全国人民改革开放和建设社会主义的积极性,更好地完成党的十四大提出的各项任务,国务院决定,XXXX年“五一”国际劳动节前夕召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会,表彰全国各行各业、各条战线在改革和建设中作出突出贡献的先进个人。现将有关事项通知如下:

  一、表彰范围

  这次大会拟表彰全国劳动模范和先进工作者3000名。表彰范围是:XXXX年以来,在改革开放、经济建设、工农业生产和各项社会事业中作出突出贡献的工人、农民、专业技术人员、管理人员、机关工作人员及其他人员。

  二、组织领导

  国务院成立全国劳动模范和先进工作者表彰大会筹备委员会(以下简称筹委会)。筹委会受国务院委托负责审批全国劳动模范和先进工作者,并领导表彰大会的筹备工作,国务委员、国务院秘书长罗干提任筹委会主任,中国全国总工会副主席、书记处第一书记张丁华,人事部部长宋德福,劳动部部长李伯勇,国家经贸委主任王忠禹,国家教委主任朱开轩,国家科委副主任朱丽兰,农业部部长刘江,中共中央办公厅副主任胡光宝,国务院副秘书长李树文担任副主任,国务院有关部门及中宣部、团中央、全国妇联、北京市的负责同志担任委员。筹委会下设办公室,国务院副秘书长李树文兼任办公室主任,并设副主任若干人,筹委会办公室设在全国总工会。

  三、工作要求

  评选、表彰全国劳动模范和先进工作者是我国各族人民政治生活中的一件大事,为切实做好这项工作,各省、自治区、直辖市人民政府和各有关部门,一定要加强领导,认真做好表彰大会的筹备工作。评选全国劳动模范和先进工作者,要面向基层,面向经济建设第一线。要评选坚持党的基本路线,一贯勤勤恳恳、任劳任怨、改革创新、事迹突出的先进人物。妇女、少数民族应占一定比例。通过评选活动,广泛宣传各行各业先进人物的模范事迹和崇高精神,动员广大群众以先进模范人物为榜样,努力工作,为夺取改革开放和现代化建设事业的新胜利而努力奋斗。劳动模范和先进工作者评选条件、评选方法、评选数额分配等事项,由筹委会另行通知。

  国 务 院

  XXXX年四月二十七日

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