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办公设备管理制度
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办公设备管理制度


办公设备管理制度一

第一章      总则
第1条为了保证公司办公设备正常运转,提高办公设备工作效率和使用效率,特制定本制度。
第2条本制度所指办公设备包括电话、电脑、打印机、复印机、传真机等。
第3条本制度适用于公司全体员工。
第二章     办公设备购买
第4条办公设备购买由各部门在年初部门计划中统一列入预算,经公司领导审批后由办公事务部门统一以招标形式购买。
第5条对于临时增购的办公设备要经总经理审批同意方可。
第三章    电脑使用管理
第6条专人专管
(1)每台电脑指定专门人员上机,负责日常操作,非操作人员不得随意上机。
(2)电脑使用人员设密码管理,密码属公司机密,未经批准不得向任何人泄露。
第7条操作规定
(1)严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项,严禁使用电脑玩电子游戏。
(2)不得使用未经病毒检查的软盘,防止病毒入侵。
(3)严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。
        第8条病毒防护
(1)装有软驱的计算机一律不得入网。
(2)对于联网的计算机,任何人在未经批准的情况下,不得从网络复制软件或文档。
(3)对于尚未联网的计算机,其软件的安装由电脑室负责。
(4)任何计算机需安装软件时,须由相关专业负责人提出书面报告,经部门主管同意后,由专业人员负责安装。
(5)所有计算机不得安装游戏软件。
(6)数据的备份由相关专业负责人管理,备用的软盘由专业负责人提供。
(7)软件在使用前,必须确保无病毒。
(8)任何人未经过他人同意,不得使用他人的电脑。
        第9条硬件保护
(1)除负责硬件维护的人员外,任何人不得随意拆卸所使用的计算机设备。
(2)硬件维护人员在拆卸计算机时,必须采取必要的防静电措施。
(3)硬件维护人员在作业完成后或准备离去时,必须将所拆卸的设备复原。
(4)各部门负责人必须认真落实所辖计算机及配套设备的使用和保养责任。
(5)各部门负责人必须采取必要措施,确保所用计算机及外设始终处于整洁和良好的状态。
(6)所有带锁的计算机,在使用完毕或离去前必须上锁。
(7)对于关键的电脑设备应配备必要的断电继电设施以保护电源。
第10条电脑保养
(1)保持电脑的清洁,严禁在电脑前吸烟、吃东西等,严禁用手、锐物触摸屏幕。应退出系统并关闭电脑,盖上防尘罩。确保所用的电脑及外设始终处于整洁和良好状态
(2)定期(每月末)时电脑内资料进行整理,做好备份及删除不必要的文件资料,空间的畅足。备份的磁盘由电脑管理员保管。
(3)定期(每月一次)由指定的专业电脑维护公司进行维护和保养。
第四章    电话使用管理
        第11条电话由行政部统一负责管理,各部门主管负责监督与控制使用。
第12条每次通话时间以3分钟为限。通话时应简洁扼要,以免耗时占线、浪费资金
第13条使用前应对通话内容稍加构思或拟出提纲。
第14条各种外线电话须配置专用长逢电话记录表,并逐次记录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。该记录表每月转办公事务主管审阅。
第15条长途电话限主管以上人员使用,其他人员使用长途电话需先经主管批准。
第16条禁止因私拨打长途电话。
第五章     打印机、复印机使用管理
第17条打印机、复印机由专人负责管理使用,其他人员未经批准不得擅自使用。
第18条打印、复印文件资料要办理审批手续,详细填写打印、复印的时间、标题、份数、密级,经主管批准签字后方可。
第19条凡需打印的文件、表格等,字迹要清楚、语句要通顺。打印的文件由拟稿部门负责校对。
第20条为确保复印机的安全运转,每天开机时间不宜过长,急件经主管批准后,方可临时开机。
第2l条打印复印人员要严守文件内容,做到不泄密、不失密。
第六章   传真机使用管理
       第22条传真机由专人保管使用,其他人员不得自行使用。
第23条不得使用传真机传送个人材料,机密文件需经公司领导批准。
第24条建立传真登记、签收制度,立档备案。
第25条每天下班后,传真机设置为自动接收,以防止遗漏重要文件。
第七章    其他办公设备使用管理
第26条专管专用。公司所有办公设备都要指定专人使用,其他人员若使用必须经设备主管人员批准方可。
第27条办公设备要定期进行养护,以免老化影响使用。
第28条办公设备使用人员要保证设备的安全。如果能够上锁,全部上锁;如果因使用人员过失造成办公设备丢失,要追究相关责任人责任。
第八章     办公设备使用监管
第29条公司办公事务部门负责对办公设备使用情况进行不定期检查。
    第30条公司办公事务部门对违规使用人员有提请处罚的权力。



办公设备管理制度二

第一节 办公设施管理

一、办公设施分类

办公设备:包括电脑、打印机、复印件、传真机、服务器、软件、等物品。

办公家具:包括办公桌椅、会议桌、洽谈台、文件柜等物品。

二、办公设施采购

(一)办公设施的采购,由行政部统一购买。每年年未由各部门提出下一年度购买需求,提交行政部汇总并编制下一年度办公设施购置计划和预算,经财务部复核、总经理审核后,报董事会审议。

(二)根据年度办公设施购置计划,由使用部门提出书面报告,经综合行政部与财务部会审,报总经理批准后,归口行政部购置。计划外的办公设施购置,除办理以上手续外,需特别说明购置的理由, 并报董事会批准后实施。

(三)购置、建造单项价值在 5 万元以上或总价值在 20 万元以上办公设施时,必须按招标方式进行,并报董事会备案。

三、办公设施的管理

(一)办公设施编号

1、办公设施实行编号管理,由行政部会同财务部,在办公设施交付使用的当天,进行登记并统一编号。

2、编号办法:编号形式为:公司英文标识 + 分类符号+ 计算机代码。

①办公设备编号(****-YP-XXX;包括:电脑,打印机,软件,服务器,传真机等物品)。

②办公家具编号(****-JJ-XXX;包括:办公桌椅,会议台,洽谈台, 文件柜等物品)。

(二)办公设施标牌制作

1、定制统一的办公设施牌,标牌的内容包括:公司英文标识 + 分类符号+ 计算机代码。

2、标牌的材料为即时贴,由行政部会同财务部在办公设施交付使用的当天,进行登记并贴上标牌。

四、办公设施的异动管理

(一)办公设施的租赁、出租、出借、抵押、担保、调入、调出、报废等,必须由使用部门提出书面报告,经行政部与财务部会审,由财务经理审核确认并报总经理批准后方可办理相关手续。

(二)办公设施的内部转移,由使用部门或使用人提出书面报告,经行政部与财务部会审,报总经理批准后实施。

(三)按规定程序发生的办公设施异动,行政部应在手续完成后的当天作相应的登记,并填写《办公设施异动通知单》,财务部应在手续完成后的三天内根据《办公设施异动通知单》作相应的帐务处理。

(四)涉及办理产权登记的办公设施,由行政部负责办理产权登记手续及根据产权变动情况办理产权变更登记手续。

五、办公设施的维修

由使用部门提出维修计划并填写《办公设施维修申请单》,经行政部与财务部会审, 500 元以下维修费用,报副总经理批准; 500 元以上报总经理批准。

六、重大办公设施的原始发票复印件由行政部负责妥善保存,做好登记帐,如经批准用于抵押需提交原始发票时,应留复印件保存,并做好相应的辅助登记帐,注明抵押合同号、抵押事项、抵押期限、债权人、经办人、批准文件等主要内容,到期办妥相关手续后,及时收回原始发票专门保管。 

七、因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的,由直接责任人承担直接经济损失。

八、行政部与财务部应每半年对办公设施进行一次全面的核对清理,清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细帐相符、明细帐与总帐相符。对于不符的,应查明原因,并在次月15 日前,将办公设施清理情况专题报告公司领导,同时对办公设施的变动情况提出处理意见或建议。

第二节 电脑管理

一、日常管理

(一)公司办公电脑的安装、调试、维护、保养、管理由公司行政部指定专人负责。

(二)公司电脑由各使用人负责保管。

二、使用需求申请

(一)硬件需求由使用人所在部门提出申请,送行政部做出计划, 综合行政部经理审核,费用在 500 元以下报财务经理批准,500 元以上报总经理批准。

(二)软件需求由使用人根据工作、业务需要提出申请,由所在部门送行政部做出方案,由行政部经理审核,费用在3000 元以下由报总经理批准, 费用在3000 元以上报董事会备案。重大项目按招、投标方式进行。

三、注意事项

(一)公司员工应妥善设置和保管好开机密码,不得将密码,特别是财务软件使用密码泄露他人。

(二)尽量利用公司办公网络以无纸化方式处理公文,确需打印的资料,应妥善保存,不得无序摆放。

(三)不得在办公电脑上玩游戏,未经批准,不得将外来盘插入电脑使用。

(四)个人笔记本电脑的硬盘不得存储涉及公司机密的文件,凡机密文件出差时用软盘(或其他存储器)存储,并妥善保管。

(五)不得私自将公司电脑外借或交外单位人员使用。

四、违则

公司电脑因人为因素造成损坏的,由使用人负责赔偿,特殊情况以书面形式报公司领导,视原因酌情处理。

第三节 复印机管理

一、复印机机统一由行政部负责管理。

二、复印机使用完毕后,应按“清除”按扭,将复印机恢复至初始状态,复印无效的文件应立即销毁。

三、复印资料注意节约纸张,避免浪费。

第四节 传真机管理

一、传真机统一由行政部负责管理,并指定专人负责公司传真接收。

二、每一份收到的传真件都要按接收的部门或个人在行政部进行编号、登记,重要传真件须复印一份在行政部存档, 原件由行政部及时通知有关部门或个人领取。

三、每一份发出的传真件都要按发出的部门或个人在行政部进行编号、登记后才能发出,重要传真件须复印一份交行政部存档。

四、严禁使用传真机打电话。

五、无关人员无故不要进入传真区域, 更不准擅自翻阅甚至取拿传真件。

六、不得传真私人资料和未经批准手续先行发出传真。

七、传真机的使用注意事项(不得把下列稿件传入传真机)

1、涂改液未干或稿件有涂层;

2、稿件有皱纹、折缝或严重卷曲;

3、破裂的稿件或稿件过厚;

4、炭纸或背面有炭的稿件。 

 
办公设备管理制度三

1.0、目的
为了更有效地管理和使用公司的计算机、传真机等办公设备,使现代办公设备在本公司生产和管理中充分发挥作用,并进一步提高员工的计算机应用水平,把企业计算机信息管理提到公司战略管理日程,特制定本制度。
2.0、范围
计算机等办公设备,包括计算机及附属设备、网络设施、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备。
3.0、职责
3.1、计算机等办公设备使用人负责计算机等办公设备的正确使用和日常维护与保养。
3.2、信息管理课负责计算机等办公设备的采购、维修与故障排除、报废判定、日常管理等工作。
3.3、公司资材管理部负责计算机等办公设备的报废处理工作。
3.4、集团公司行政管理部为本制度的归口部门,负责本制度的编制、培训及落实执行工作。
3.5、集团公司企业管理委员会负责本制度的审议及授权主管人签核,总裁负责本制度的批准执行。
4.0、作业内容
4.1、相关作业流程图和责任人、配合人。(详见流程图)
4.2、流程图相关事项说明
4.2.1、办公设备请购
4.2.1.1、办公设备请购,由使用人提出申请,填写“计算机等办公设备请购单”,经部门部长审核确认后提交信息管理课(若同一部门多个员工均须请购,则由部门汇总、部长签字,统一提交信息管理课)。信息管理课根据具体情况进行审核,填写意见(包括预计费用),依照审批权限报主管领导审批。在信息管理课课长审核权限之内的,由课长确认签字直接安排采购(若有库存货,则直接按领用程序领用);在信息管理课长审核权限之外的,报主管领导审批后,由信息管理课安排采购(若有库存货,则直接按领用程序领用)。采购审批权限参照《财务审批制度》。
4.2.2、办公设备入库、验收
4.2.2.1、采购回来的办公设备须办理入库、验收手续,信息管理课负责设备质量的验收,验收合格后,保管员根据实际入库数量填写“计算机等办公设备入库单”入库。
4.2.3、办公设备领用与配置
4.2.2.1、计算机等办公设备专用于员工办公使用,不得挪于非工作之外其它用途。员工领用、配置标准依照《岗位职务说明书》中办公设备配置要求,填写“计算机等办公设备领用单”,按照《财务审批制度》审批权限要求进行审批后,到信息管理课领用。
4.2.2.2、电话机、传真机的领用与配置,各部门根据实际工作需要,确定要安装、及须增加的电话机和传真机。安装内线电话须填写“电话、传真服务联系单”,由本部门部长签字后,提交到信息管理课直接安排人员安装。安装长途电话、传真,须填写“电话、传真服务联系单”,由本部门部长、分管总监签字,提交人力资源总监审核,报总裁批准后,交信息管理课负责办理。
4.2.3、办公设备使用与维护
4.2.3.1、计算机及附属设备的使用与维护
4.2.3.1.1、计算机及附属设备由使用人负责保管,除电脑工程师外,任何人不得私自拆开计算机及附属设备、更换配置、随意搬离办公地点。若出现人事变动(调岗、离职等),办公设备交接参照公司《员工异动、移交管理制度》执行。
4.2.3.1.2、计算机使用人要负责所使用的计算机及相关设备始终处于整洁、无灰尘的状态。
4.2.3.1.3、规定在工作时间内不得做与工作无关事情,禁止在计算机上安装各种游戏。违反者按公司《奖惩管理制度》执行,信息管理课对上述违纪现象须作定期或不定期抽查,并对违纪行为作出处罚建议,交主管部门执行。
4.2.3.1.4、接收E-MAIL的时,须使用杀毒软件彻底查收邮件无病毒后,才能打开邮件以免带入病毒影响公司计算机网络。
4.2.3.1.5、禁止私自更改计算机的IP地址,以免影响网络上其他计算机的正常工作。
4.2.3.1.6、电脑使用人在利用网络给其他员工共享文件须设置密码,以免被他人给破坏。
4.2.3.1.7、电脑使用人须遵守公司的保密规定,电脑信息属公司机密,不得向公司外部人员泄露。
4.2.3.1.8、电脑使用人不得有意破坏电脑硬件设备,若经发现、核实后,照原价3倍进行赔偿。
4.2.3.1.9、电脑使用人在关机时,不得强行切断电源进行关机,应按操作规范进行关机。
4.2.3.1.10、电脑使用人须经信息管理课确认上岗资级,不具备操作资格者,须经事先培训上岗(参见《员工培训管理制度》)。非计算机使用人不得上机操作,如有发现或造成计算机无法正常使用者,按制度处罚外,一切后果自负。
4.2.3.1.11、计算机使用人要做好日常数据备份工作,坚持做到数据双备份,重要文件资料可以备份到软盘。如有特殊要求,可以把季度或年度的资料汇总做成光盘作永久性保存。
4.2.3.1.12、打印机的日常使用中,色带、墨合用完需及时更换,更换时须严格按操作说明操作。
4.2.3.2、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等办公设备的使用与维护
4.2.3.2.1、以上办公设备操作,详见《使用说明书》,出现故障须叫专业人员维修。
4.2.3.2.2、若使用过程中出现人为损坏,经发现、核实后,照原价3倍进行赔偿。
4.2.4、办公设备的维修
4.2.4.1、计算机及附设备的维修:计算机使用者在使用过程中出现软、硬件问题时,使用人需填写“维修服务联系单”提交到信息管理课,信息管理课凭“维修服务联系单”安排技术人员进行维修。修好后,使用人须在“维修服务联系单”上签字、确认。
4.2.4.2、其它办公设备的维修:一般异常,由信息管理课技术人员排除,填写“维修记录表”;若涉及更换配件,使用人须填写“维修服务联系单”提交信息管理课报修,信息管理课根据“维修服务联系单”安排相关技术人员维修,修好后,使用人须在“维修服务联系单”确认、签字。
4.2.4.3、所有办公设备,在保修期内,参照《设备保修协议》执行,保修期外,由信息管理课依实际情况安排相关技术人员(可以外请,涉及费用须事先上报核准)进行维修。
4.2.5、办公设备的报废认定与处理
4.2.5.1、计算机、打印机、复印机、传真机等办公用品,由于故障而无法修复或无维修价值需要报废的,设备使用部门须填写“计算机等办公设备报废单”,交信息管理课进行审核,按审批权限报主管领导批准后,将“计算机等办公设备报废单”及待报废办公设备交公司资材管理部处置。
4.2.5.2、资材管理部确认无误后,填写“待报废物品入库单”入库。资材管理部出售或报废处理物品时,须填写“报废物品处理确认单”。附上“计算机等办公设备报废单”一起交给信息管理课进行审核,按审批权限报主管领导批准后,进行出售或报废处理。
4.2.5.3、资材管理部出售或报废处理的办公设备,其现金上交财务部入帐,同时,财务部负责对出售或报废处理的办公设备进行销帐。

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