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办公设备管理制度
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办公设备管理制度1


第一节 办公设施管理

一、办公设施分类

办公设备:包括电脑、打印机、复印件、传真机、服务器、软件、等物品。

办公家具:包括办公桌椅、会议桌、洽谈台、文件柜等物品。

二、办公设施采购

(一)办公设施的采购,由行政部统一购买。每年年未由各部门提出下一年度购买需求,提交行政部汇总并编制下一年度办公设施购置计划和预算,经财务部复核、总经理审核后,报董事会审议。

(二)根据年度办公设施购置计划,由使用部门提出书面报告,经综合行政部与财务部会审,报总经理批准后,归口行政部购置。计划外的办公设施购置,除办理以上手续外,需特别说明购置的理由, 并报董事会批准后实施。

(三)购置、建造单项价值在 5 万元以上或总价值在 20 万元以上办公设施时,必须按招标方式进行,并报董事会备案。

三、办公设施的管理

(一)办公设施编号

1、办公设施实行编号管理,由行政部会同财务部,在办公设施交付使用的当天,进行登记并统一编号。

2、编号办法:编号形式为:公司英文标识 + 分类符号+ 计算机代码。

①办公设备编号(****-YP-XXX;包括:电脑,打印机,软件,服务器,传真机等物品)。

②办公家具编号(****-JJ-XXX;包括:办公桌椅,会议台,洽谈台, 文件柜等物品)。

(二)办公设施标牌制作

1、定制统一的办公设施牌,标牌的内容包括:公司英文标识 + 分类符号+ 计算机代码。

2、标牌的材料为即时贴,由行政部会同财务部在办公设施交付使用的当天,进行登记并贴上标牌。

四、办公设施的异动管理

(一)办公设施的租赁、出租、出借、抵押、担保、调入、调出、报废等,必须由使用部门提出书面报告,经行政部与财务部会审,由财务经理审核确认并报总经理批准后方可办理相关手续。

(二)办公设施的内部转移,由使用部门或使用人提出书面报告,经行政部与财务部会审,报总经理批准后实施。

(三)按规定程序发生的办公设施异动,行政部应在手续完成后的当天作相应的登记,并填写《办公设施异动通知单》,财务部应在手续完成后的三天内根据《办公设施异动通知单》作相应的帐务处理。

(四)涉及办理产权登记的办公设施,由行政部负责办理产权登记手续及根据产权变动情况办理产权变更登记手续。

五、办公设施的维修

由使用部门提出维修计划并填写《办公设施维修申请单》,经行政部与财务部会审, 500 元以下维修费用,报副总经理批准; 500 元以上报总经理批准。

六、重大办公设施的原始发票复印件由行政部负责妥善保存,做好登记帐,如经批准用于抵押需提交原始发票时,应留复印件保存,并做好相应的辅助登记帐,注明抵押合同号、抵押事项、抵押期限、债权人、经办人、批准文件等主要内容,到期办妥相关手续后,及时收回原始发票专门保管。 

七、因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的,由直接责任人承担直接经济损失。

八、行政部与财务部应每半年对办公设施进行一次全面的核对清理,清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细帐相符、明细帐与总帐相符。对于不符的,应查明原因,并在次月15 日前,将办公设施清理情况专题报告公司领导,同时对办公设施的变动情况提出处理意见或建议。

第二节 电脑管理

一、日常管理

(一)公司办公电脑的安装、调试、维护、保养、管理由公司行政部指定专人负责。

(二)公司电脑由各使用人负责保管。

二、使用需求申请

(一)硬件需求由使用人所在部门提出申请,送行政部做出计划, 综合行政部经理审核,费用在 500 元以下报财务经理批准,500 元以上报总经理批准。

(二)软件需求由使用人根据工作、业务需要提出申请,由所在部门送行政部做出方案,由行政部经理审核,费用在3000 元以下由报总经理批准, 费用在3000 元以上报董事会备案。重大项目按招、投标方式进行。

三、注意事项

(一)公司员工应妥善设置和保管好开机密码,不得将密码,特别是财务软件使用密码泄露他人。

(二)尽量利用公司办公网络以无纸化方式处理公文,确需打印的资料,应妥善保存,不得无序摆放。

(三)不得在办公电脑上玩游戏,未经批准,不得将外来盘插入电脑使用。

(四)个人笔记本电脑的硬盘不得存储涉及公司机密的文件,凡机密文件出差时用软盘(或其他存储器)存储,并妥善保管。

(五)不得私自将公司电脑外借或交外单位人员使用。

四、违则

公司电脑因人为因素造成损坏的,由使用人负责赔偿,特殊情况以书面形式报公司领导,视原因酌情处理。

第三节 复印机管理

一、复印机机统一由行政部负责管理。

二、复印机使用完毕后,应按“清除”按扭,将复印机恢复至初始状态,复印无效的文件应立即销毁。

三、复印资料注意节约纸张,避免浪费。

第四节 传真机管理

一、传真机统一由行政部负责管理,并指定专人负责公司传真接收。

二、每一份收到的传真件都要按接收的部门或个人在行政部进行编号、登记,重要传真件须复印一份在行政部存档, 原件由行政部及时通知有关部门或个人领取。

三、每一份发出的传真件都要按发出的部门或个人在行政部进行编号、登记后才能发出,重要传真件须复印一份交行政部存档。

四、严禁使用传真机打电话。

五、无关人员无故不要进入传真区域, 更不准擅自翻阅甚至取拿传真件。

六、不得传真私人资料和未经批准手续先行发出传真。

七、传真机的使用注意事项(不得把下列稿件传入传真机)

1、涂改液未干或稿件有涂层;

2、稿件有皱纹、折缝或严重卷曲;

3、破裂的稿件或稿件过厚;

4、炭纸或背面有炭的稿件。 



办公设备管理制度 2


第一章 总则
一、目的。为了保证公司办公设备正常的运转,提高办公设备的工作效率和使用寿命,特制定本制度。
二、适用范围。本制度所指办公设备主要包括台式电脑、打印机、复印机、电话、传真机、投影仪、笔记本电脑、对讲机等。
三、相关部门职责。
1、人力资源及行政管理部,主要负责办公设备的采购申请受理、采购、保管、配发、维修保养、设备调换等事宜。
2、在总经理批准的情况下,一些部门也可自行购买设备。如安全护卫部可自行购买对讲机。
3、设备使用部门,主要负责办公设备的申购、使用、保管、维修保养等事宜。
第二章 办公设备日常管理
一、办公设备的申请和购买。
1、工作人员根据需要提出办公设备的购买申请,并填写《办公设备需求单》,报部门负责人、人力资源及行政管理部负责人和总经理批准;购买设备金额大于2000元的需董事会批准。
2、经公司领导及董事会审批后由人力资源及行政管理部专人购买。
二、办公设备的领用。
1、设备需求部门根据审批的《办公设备需求单》到库房(人力资源及行政管理部负责)领取。
2、对部门领取的设备进行编号,以便盘点。
三、办公设备的使用和保养。
1、使用设备前应详细阅读操作手册,严格按照操作规范操作使用,各部门主管负责监督检查。
2、公司各类设备的保养和维修。由各部门参照规范,正确使用,注重平时保养。
3、人力资源及行政管理部对办公设备运行、保养情况进行监督检查,对设备的维修,更换零件要进行登记备案。
四、办公设备维修管理
1、设备发生故障无法使用时,设备使用人应报人力资源及行政管理部网管员处理;网管员无法处理的,可报院技术支持部;都无法解决的由人力资源及行政管理部联系供应商统一报修。
2、在保修期内的设备,人力资源及行政管理部应联系供应商进行维修;保修期外的设备,按照最经济可行的报修方案进行维修,包括委托维修商来完成任务,由部门主管按照维修的真实情况,填写设备维修单中的“维修记录”。
五、建立维修档案
1、所有设备的维修都必须建立完整的维修档案,由人力资源及行政管理部统一管理,主要包括设备名称、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等。
2、人力资源及行政管理部应定期统计、汇总维修情况,针对各类故障产生的原因提出预防与克服的措施,通知使用部门加以防范。
六、办公设备使用监督
1、人力资源及行政管理部负责对办公设备的使用进行不定期的检查。
2、人力资源及行政管理部对违规使用办公设备人员有提请处罚的权力。
七、办公设备的盘点及赔偿
1、人力资源及行政管理部负责对公司所有办公设备进行分类,并建立办公设备管理台帐,每半年盘点清查一次,作到账物相符。
2、在规定的使用年限期间,因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等,所造成的经济损失由个人承担。
八、办公设备的报废处理
1、报废审核。对于各部门提交的报废物品清单,要认真审核,确认不能再次利用后,经人力资源及行政管理部、总经理签字后方可作报废处理。
2、对决定报废的办公设备,人力资源及行政管理部应做好登记,在报废处理册上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。
3、报废品由人力资源及行政管理部集中存放、集中处理,不得随意丢弃。
第三章 办公设备分类管理
一、电脑的使用管理
(一)专人收管
1每台电脑指定专人上机,负责日常操作,其他人员不得随意使用。
2电脑使用人员设密码管理,密码属公司机密,未经批准不得向任何人泄露。
(二)电脑的操作规定
1严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项,严禁使用电脑玩游戏。
2不得使用未经病毒检查的U盘,防止病毒入侵。
3严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。
(三)病毒防护
1、对于联网的计算机,任何人在未经批准的情况下,不得从网络复制软件或文档。
2、对于计算机软件的安装(院限制安装软件除外)由使用部门自主决定。
3、任何微机不得安装游戏软件。
4、软件使用前要确保无病毒。
(四)硬件保护
1、未经人力资源及行政管理部批准,任何人不得拆卸所使用的电脑设备。
2、拆卸电脑设备时,必须采取防静电措施。
3、硬件维护后,必须将所有设备复原。
4、各部门负责人必须认真落实本部门电脑以及配套设备的使用和保养责任。
5、各部门负责人必须采取必要措施,确保本部门的电脑以及配套设备始终处于整洁和良好的状态。
6、对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。
(五)电脑的保养
1、保持电脑的清洁,严禁用手、锐物触摸屏幕,使用人在离开前应退出系统并关闭电源。
2、定期对电脑内的资料进行整理,做好备份并删除不需要的文件,保证电脑运行的速度和存储。
二、电话的使用管理
1、电话由人力资源及行政管理部统一负责管理,各部门主管负责监督并控制使用。
2、每次通话应简洁扼要,以免耗时占线、浪费资金
3、禁止拨打私人电话。
4、(4)电话出现故障的可报工程维保部进行维修。
三、打印机、复印机的管理
1、为确保复印机的安全运转,每天开机的时间不宜过长。
2、打印或者复印完成后,必须及时取走文件,防止失密。
3、禁止打印或复印私人资料。
四、传真机使用管理
1、传真机放置于人力资源及行政管理部办公室,其他部门若需使用时至此处使用。
2、不得使用传真传送个人资料,机密文件需经领导批准。
3、每天下班后,传真设置成自动接收,防止遗漏重要文件。 五、投影仪使用管理
1、投影仪安置于公司会议室,需要使用部门向人力资源及行政管理部负责人申请。
2、投影仪用于公司、部门会议以及培训。
六、笔记本电脑
1、笔记本电脑放置于人力资源及行政管理部办公室,其他部门若需使用时至此处借用。
2、笔记本电脑用于公司、部门会议以及培训。
3、因工作需要,以个人名义借用笔记本电脑的需填写《笔记本电脑借用单》。
七、对讲机的使用管理
1、对讲机主要用于安全护卫部。
2、在上班期间,不得用对讲机聊天。
3、对讲机专人专用,不得借给无关人员使用。
八、其他办公设备的使用管理
1、专管专用,公司所有办公设备都要指定专人管理,其他人员使用必须经设备负责人同意。
2、办公设备要定期进行养护,以免老化影响使用。
3、办公设备的使用人员要保证设备的安全,如果因使用人员的过失造成丢失,要追究责任。
第四章 总则
一、本制度由人力资源及行政管理部制定,解释权归办公室所有。
二、本制度自下发之日起执行。


办公设备管理制度 3



为了更有效地管理和使用我部门的计算机、传真机等办公设备,保证各设备的正常使用及安全,使现代办公设备在工作中充分发挥作用,特制定本制度。

1  设备范围办公设备,包括计算机及附属设备、笔记本电脑、网络设施、电话机、传真机、复印机、投影仪、视频展示台、数码摄像机、数码照相机、办公桌椅等用于办公、培训的所有设备。  

2  设备管理  所有设备由信息技术主管负责统一管理,各设备使用人负责使用设备的日常管理。

3  设备使用

3.1  计算机等办公设备使用人负责计算机等办公设备的正确使用和日常维护与保养,使其经常处于良好状态。

3.2  本部门借用办公设备,需填写设备使用申请表,并由部门主任签字批准。在使用过程中,应严格按章操作,保证设备的正常运行,并按时归还。 

3.3、外部门工作人员借用办公设备,需填写设备使用申请表,并经该部门主任和我部门主任签字批准后,方可借用。

3.4  调离部门的工作人员,按照学院规定对其使用设备进行处理(本部门购买的设备应当归还)。

3.5  新加入部门工作人员的办公设备,由部门主任提出申请,并按照学院的要求进行配备。

4  设备购买 设备购买,由使用人填写设备购买申请表,经部门主任批准后,按照《民政部管理干部学院政府采购实施方法》进行购买,并及时填写设备登记表。

5  设备维修 设备发生故障时,由行政主管负责向学院信息中心报修。 本制度从2007年3月1日开始执行。









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